DocumeNTIC > Solutions
La DocumeNTIC, des solutions ..
Pour Technodoc, la DocumeNTIC consiste à mettre en place
des solutions destinées à simplifier les tâches de gestion de document et
d'information.
Notre souci permanent est de proposer :
• A l'utilisateur des solutions simples, conviviales, permettant une production
efficace et puissante,
• Au Management, des solutions automatisées de suivi, et pérennes (Archivage),
garantissant la maîtrise des connaissances et favorisant le Retour d'expérience.
Cette Méthode est appelée TAIR
• Transparence, pour faciliter l'utilisation du système en le
fondant dans les Méthodes et outils déjà en place,
• Automatisation, pour réduire les saisies manuelles et
permettre à l'utilisateur de se consacrer à des tâches à plus fortes valeurs
ajoutées,
• Innovation, pour améliorer les performances des solutions par
l'exploitation de nouvelles technologies telle l'analyse sémantique.
• Reporting, pour avoir en temps réel le suivi et l'analyse des
données de gestion.
En appliquant cette ligne directrice, Technodoc a mis en
place pour le compte de ses clients des solutions adaptées à chaque besoin.
Gestion courrier ...
Cette solution permet la gestion du courrier arrivé et
départ.
• Pour le courrier arrivé, le système propose une
acquisition semi automatisée. Les courriers sont numérisés, l'indexation est
semi automatique via l'utilisation de dossier. Un OCR (reconnaissance de
caractères) permet d'effectuer des recherches sur le contenu des documents.
• Pour le courrier départ, l'utilisation de modèles avec
récupération de certaines zones de saisies ainsi que l'exploitation d'un
annuaire LDAP permettent une indexation automatique, suffisante dans la majorité
des besoins.
Gestion des e-mails ...
Cette solution permet d'archiver les mails dans la base
de données. Le mode d'archivage peut se faire :
• Automatiquement, tout le contenu d'une boite aux
lettres
• Manuellement, uniquement les mails sélectionnés dans le client de messagerie
Le système permet la gestion du suivi des mails
nécessitant une réponse, et fournit un état des mails avec/sans réponse. Cette
solution peut être intégrée à la solution de gestion de courrier.
Veille réglementaire ...
Cette solution permet d'effectuer sa veille réglementaire
à partir de différentes sources (comme le Journal Officiel). Les textes
sélectionnés sont archivés et dématérialisés. Le système permet de gérer les
liens vers les différents documents qui se rattachent aux textes, c'est à dire
vers les différents codes en vigueur (exemple code du travail), vers les autres
textes (lois, décrets, arrêtés, circulaires, ..) et vers les normes concernées.
Le système offre également une assistance à l'analyse de textes, à la rédaction
d'une fiche de lecture ainsi qu'à la diffusion vers des abonnés.
Suivi d'opérations planifiées..
Cette solution permet à partir d'un planning
d'intervention (MS Project), de générer automatiquement les fiches pré-remplies
(date, lieu, action, etc.) qui sont diffusées par messagerie auprès des acteurs
concernés. Les intervenants complètent les fiches avec les données, puis les
retournent par messagerie. Les fiches retournées sont automatiquement archivées
et dématérialisées afin de remettre à jour le planning et générer un reporting
mensuel, trimestriel,...
Gestion d'heures ...
Celle solution se connecte directement à Microsoft
Outlook. Le système permet la déclaration des codes de pointages (affaires et/ou
administratifs). Les affaires peuvent être découpées en phase. Le responsable
d'affaires peut rentrer un prévisionnel par agent. Chaque agent pointe ses
heures directement sous Outlook. Les données des différents agents sont
consolidées, le système permet un reporting complet, transférable sous Excel.